1. 缺货登记

◆客户紧急订货及连锁门店紧急请货时发现仓库缺货时进行登记，也可以由库存报警系统检测出缺货情况后自动生成缺货登记单。
◆缺货登记单可以直接转单生成采购计划单，采购计划单再匹配供应商生成相应的采购订单进行商品的采购。

2. 采购计划

◆采购计划是业务经营活动的重要内容，综合应用采购相关的以下各项功能可以有效实现智能化的采购作业：
◆使用安全库存功能辅助制定采购计划：在商品库位维护中指定每种商品在各个仓库中的最大存量和最小存量，或者使用“安全库存辅助设定”模块根据历史销售资料计算设定每种商品的最大存量和最小存量，使用“库存不足预警”功能检测出库存不足的商品缺货信息，自动生成缺货单，由缺货登记单转单即可生成采购计划单
◆对于由缺货单生成的采购计划单未指定相应的供应商，采购计划人员可以使用“自动匹配进价最低供应商”功能来由系统自动进行供应商的匹配，也可以又采购计划人员手工指定每种商品的供应商。
◆采购计划模块上可以方便查看每种商品的历史月份销售数量、进货数量、进货供应商、进货单价，为采购计划员提供最直接的采购相关信息，便于采购人员合理高效编制和修改采购计划单。
◆制定采购计划也可以直接按照地区、大类生成采购计划单，再由采购人员指定供应商、采购数量、价格等
经采购计划人员制定好的采购计划单审核后即可转单生成相应的采购订单。

3. 采购合同

◆采购合同是明确购销双方质量责任的重要文件，包含质量保证协议和其他条款，是对书面采购合同的电子化管理，能方便实现对文字合同的管理和查询。

4. 采购订单

◆审核后的采购计划单转单生成正式的采购订单，采购订单审核后即可发送给相应的供应厂商进行药品的采购。采购订单是采购部门向供应商进行商品采购和进行收货的依据。已完成订单会自动结案，也可人为对未完全完成的订单进行手工结案。采购订单复核后即产生药品的在途量。采购订单可以记录预付款。

5. 来货登记

◆当供应商依据订单送货到来时，首先必须由采购部对照订单进行来货登记：登记送货单位、药品的数量、批号、生产日期等内容。来货登记单经过审核后，则自动产生质量验收通知单，通知质量验收人员进行质量验收。

6. 质量验收

◆依据商品GSP验收类型的不同，系统自动产生不同类型的验收表格：普通药品质量验收、进口药品质量验收、医疗器械质量验收、中药饮片质量验收、特殊药品质量验收、非药品质量验收。质量验收员验收后，填写相应的验收结果和验收结论。并对质量验收单进行复核。

7. 验收入库通知单

◆质量验收单复核后，对验收合格的药品，系统生成合格药品入库通知单，入库通知单审核后，系统会根据药品存放仓库的不同自动生成分仓入库单，不同仓库的药品会自动分到不同的入库单上，并且入库单上有每种药品的存放库位信息，仓库管理人员能按照库位方便地完成入库作业。在对入库通知单进行复核的同时，即会产生该供应商的结算单据。同时还会将收货数量回填到对应的采购订单的已完成数量栏，使订单能记录完成情况。

8. 来货拒收

◆对验收不合格的药品，质量验收单复核后，系统自动产生来货拒收单，不合格药品直接退回给供应商。

9. 药品购进退出

◆在做药品购进退出单时，必须调出原收货单按单进行药品的退出，按单退出可以保证所退出药品批号的准确和供应商的准确匹配。另外便于准确冲减退出药品时供应厂商的应付帐款。购进退出单复核后产生的是药品入库单，但为负入库。

10. 采购结算管理

◆采购结算是对采购入库后的商品进行结算确认，做了采购结算后即产生了相应的应付帐款记录，并可以依据期进行采购付款的登记。

11. 采购付款管理

◆进行采购付款情况的登记，付款可按明细付款，也可按单付款；可以多单汇总付款，也可以只付一单中的部分商品；可以使用预付款，也可以使用结余款。

12. 未完成采购订单失效报警

◆对完成的采购订单，通过设订时间检测出来，便于对订单进行跟踪处理，处理的方式可以是督促供应商送货，也可以直接对订单结案取消未完成的订货。

13. 供应商历史供货查询

◆查询指定时间段供应尚供货情况，可按照供应商和商品品种进行查询

14. 单据查询模块

◆采购计划查询、采购合同查询、采购询价单查询、采购订单查询、来货登记单查询、入库通知单查询、药品购进退回单查询、来货拒收单查询、药品质量验收查询、采购付款查询、采购结算查询

15. 记录查询

◆药品购进记录、药品购进退回记录、药品拒收记录